Автоматизация процессов

Автоматизация — это не просто способ сделать бизнес-процессы “быстрее”. Это пересмотр самой работы и определение того, какие её части действительно требуют участия человека.

Во многих процессах основная задача сотрудника постепенно сводится к одним и тем же повторяющимся действиям: переносу данных, изменению статусов, подготовке отчётов, отправке уведомлений, созданию файлов, проверке информации или передаче данных из одной системы в другую. Эти задачи нельзя просто перестать выполнять, но это не означает, что все их должен выполнять человек.

Наша услуга по автоматизации систем направлена именно на определение этой границы. Мы изучаем конкретный бизнес-процесс, определяем, какие его части можно передать программному обеспечению, и превращаем этот процесс в механизм, способный работать автоматически.

Представим, что клиент оформляет заказ. Сотрудник получает его, переносит информацию в другую систему, уведомляет ответственного сотрудника, меняет статус, создаёт документ и ждёт следующего этапа.

Все эти действия являются частью бизнес-процесса. Но не все они должны занимать время человека.

Система может самостоятельно определить, что поступил новый заказ, передать информацию в необходимые места, уведомить ответственного сотрудника, создать необходимые документы и автоматически запустить следующий этап процесса.

Сотрудник подключается уже не для того, чтобы повторять работу системы, а там, где действительно требуется принятие решения.

Это один из главных принципов автоматизации: мы не пытаемся убрать людей из процесса. Мы пытаемся не заставлять людей тратить своё время там, где их участие не требуется.

Не каждый процесс необходимо автоматизировать.

В некоторых процессах человеческое решение имеет принципиальное значение. В других автоматизация может, наоборот, создать ненужную сложность. Поэтому мы не придерживаемся подхода “автоматизируем всё”.

Сначала мы изучаем сам процесс: где появляются повторяющиеся действия, где возникает ожидание, где одни и те же данные обрабатываются несколько раз и где человек выполняет работу, которую вполне может выполнить программное обеспечение.

Если программа может выполнить определённую задачу с такой же точностью, но быстрее и стабильнее, то нет необходимости поручать эту задачу человеку каждый день.

Мы не ограничиваем автоматизацию одним определённым типом операций. Обмен данными между системами, внутренние процессы согласования, уведомления, создание документов и отчётов, работу со статусами, проверку данных, запланированные задачи, процессы взаимодействия с клиентами и другие специфические для бизнеса workflow могут быть автоматизированы.

Например, система может ожидать определённого события. Как только оно происходит, она самостоятельно выполняет несколько последующих действий.

Одно действие → несколько автоматических процессов.

Именно здесь начинает проявляться настоящая ценность автоматизации.

Хорошая автоматизация может быть практически незаметной. Сотруднику не нужно нажимать кнопку, повторно вводить одну и ту же информацию или отправлять одинаковые сообщения нескольким людям — процесс просто выполняется тогда, когда это необходимо.

Именно поэтому лучший показатель успешной автоматизации — не вопрос “сколько функций мы добавили?”

“Нужно ли сотруднику по-прежнему выполнять эту задачу?”

Если ответ — нет, значит, автоматизация достигла своей цели.

Автоматизация — это не разовая техническая задача. По мере роста бизнеса появляются новые процессы, существующие workflow меняются, а всё больше задач, которые раньше выполнялись вручную, становятся кандидатами на автоматизацию.

Поэтому мы стараемся создавать автоматизацию с учётом будущих изменений вашего бизнеса. Цель не просто в том, чтобы несколько задач начали выполняться автоматически.

Цель — создать среду, в которой сотрудники и программное обеспечение больше не выполняют одну и ту же работу повторно.